Reálné projekty

Případové studie

Pro přehlednost přikládáme případové studie všech klientů na písmeno A.

Písmeno A

Přehled klientů a projektů začínajících na stejné písmeno abecedy.

Případová studie 1

Digitalizace advokátní kanceláře: z e-mailů a vzdálené plochy do přehledného Microsoft 365

Perex

Advokátní kancelář pracovala přes vzdálenou plochu, WhatsApp a přeposílané e-maily. Dokumenty byly fyzicky vázané na jeden počítač v kanceláři. Dnes má každý klient vlastní pracovní prostor v Microsoft 365 a advokátka se dostane ke všemu odkudkoliv — z notebooku, telefonu i půjčeného počítače.

„Již přesně vidím, které úkoly jsem zadala sekretářce, a které ona následně splnila. Také můžu pracovat odkudkoliv, a to nejdůležitější je přístup z telefonu." — Mgr. Romana Mrózková

Výchozí stav

Advokátní kancelář Mgr. Romany Mrózkové fungovala před naší spoluprací způsobem, který je u menších kanceláří poměrně běžný. Základní práce fungovala, ale systém byl postavený na starších návycích: soubory byly uložené lokálně na počítačích v kanceláři, přístup k dokumentům probíhal hlavně přes vzdálenou plochu a komunikace mezi advokátkou a sekretářkou byla rozdělená mezi e-mail a WhatsApp.

Když bylo potřeba něco zadat, doplnit nebo dohledat, často se pracovalo přes e-mailové zprávy, přeposílané přílohy a ručně udržované složky. Požadavky nebyly vedené v jednom systému a nebylo vždy okamžitě jasné, co už je hotové, co se řeší a kde je poslední verze dokumentu.

Podobné to bylo i se skenováním. Dokumenty se skenovaly přes tiskárnu nebo mobilní aplikaci, následně se posílaly e-mailem a teprve potom ručně ukládaly do správné složky. Proces fungoval, ale obsahoval zbytečně moc kroků.

Co jsme změnili

Kancelář jsme převedli do prostředí Microsoft 365 a nastavili strukturu tak, aby odpovídala reálnému způsobu práce advokátní kanceláře.

Základním principem bylo: každý klient má vlastní pracovní prostor.

Pro každého klienta vznikl samostatný tým v Microsoft Teams. Tento tým má vlastní SharePoint prostor, kde jsou uložené všechny dokumenty k dané klientské věci. Komunikace, požadavky i soubory tak nejsou rozdělené mezi e-mail, WhatsApp a lokální složky, ale jsou vedené přímo u konkrétního klienta.

V praxi to znamená, že když advokátka potřebuje něco po sekretářce, označí ji přímo v Teams u dané klientské věci. Sekretářce požadavek vyskočí v aktivitách a obě strany mají zpětně dohledatelné, co bylo zadáno, kdy a v jakém kontextu.

Přístup odkudkoliv, ne jen přes jeden počítač

Jedna z největších praktických změn je přechod od práce „na jednom počítači v kanceláři" ke cloudovému přístupu přes Microsoft 365.

Dříve byly dokumenty fyzicky vázané na počítače v kanceláři a vzdálený přístup se řešil přes vzdálenou plochu. To znamenalo, že kancelář byla technicky pořád závislá na konkrétním místě a konkrétní infrastruktuře.

Dnes se advokátka může přihlásit ke svému pracovnímu účtu odkudkoliv — z notebooku, půjčeného počítače nebo telefonu. Pokud je například mimo kancelář, na cestách nebo na dovolené, po přihlášení do Microsoft 365 okamžitě vidí svůj pracovní prostor, klientské týmy, dokumenty i komunikaci.

Rozdíl je zásadní: místo vzdáleného připojování k jednomu počítači má kancelář cloudový pracovní prostor, který funguje odkudkoliv.

Práce s dokumenty a skenování

Jednou z praktických změn bylo zjednodušení práce se skenovanými dokumenty. Místo toho, aby se dokument nejprve naskenoval, poslal e-mailem a poté ručně ukládal, lze ho dnes přes aplikaci OneDrive naskenovat rovnou do správné SharePoint složky konkrétního klienta.

Tím se z procesu odstranilo několik zbytečných kroků. Dokument se hned uloží tam, kam patří, a není potřeba řešit, v jakém e-mailu přišel nebo kdo ho má ještě přesunout do složky.

Spolupráce s externí právničkou

Velký rozdíl vznikl také při spolupráci s další právničkou. Dříve bylo nutné jí potřebné dokumenty a informace posílat zvlášť — více e-mailů, více příloh a větší riziko, že někdo pracuje se starou verzí dokumentu.

Nově ji lze jedním kliknutím přidat do konkrétního klientského týmu. Okamžitě získá přístup ke všem relevantním dokumentům, komunikaci a kontextu případu — a zároveň jen k tomu, k čemu přístup skutečně mít má.

AI jako pomocník při právní práci

Součástí spolupráce bylo také ukázání praktického využití AI nástrojů pro právní agendu. Zaměřili jsme se zejména na práci s delšími dokumenty, rozsudky a právními podklady.

Ukázali jsme využití nástrojů jako NotebookLM a Gemini Deep Research pro rychlejší orientaci v dokumentech, tvorbu shrnutí a vyhledávání odpovědí nad konkrétními zdroji.

U právní práce je důležité, aby AI nebyla brána jako autorita. Vhodně použitá ale dokáže výrazně zrychlit práci s podklady, zejména tam, kde je potřeba rychle projít větší objem textu a najít relevantní části.

Výsledek

dokumenty dostupné bezpečně odkudkoliv přes Microsoft 365
každý klient má vlastní prostor v Teams a SharePointu
komunikace probíhá přímo u konkrétní věci
požadavky na sekretářku jsou lépe dohledatelné
externí spolupracovník lze přidat jedním kliknutím
skeny dokumentů se ukládají rovnou do správné klientské složky
méně ruční administrativy, méně přeposílání a méně hledání

Použité nástroje: Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, NotebookLM, Gemini Deep Research

Případová studie 2

Account Professional a.s. — dlouhodobá spolupráce

Account Professional a.s. je účetní firma, která zpracovává mzdy, faktury a účetnictví pro více než 500 firem. V rámci dlouhodobé spolupráce jsme pro ni vytvořili hned několik řešení — od jednoduchých desktopových nástrojů přes RPA automatizace až po vlastního AI asistenta v Outlooku.

Každý projekt níže řeší jiný konkrétní problém z každodenní praxe účetní firmy.

E-mailový asistent v Outlooku nad vlastní znalostní databází

Perex

Psát firemní e-maily s pomocí obecného AI nástroje nestačí — odpověď musí vycházet z konkrétních nabídek, kalkulací a způsobu komunikace dané firmy. Pro Account Professional jsme proto vytvořili vlastního asistenta přímo v Outlooku, který čerpá z firemní znalostní databáze, ne z internetu.

„E-mailový asistent funguje lépe než Copilot od Microsoftu." — Account Professional a.s.

Výchozí stav

Account Professional a.s. denně pracuje s velkým množstvím e-mailové komunikace. Část odpovědí se opakuje, ale nikdy není úplně stejná. Odpověď často závisí na kontextu klienta, předchozích nabídkách, kalkulacích, interních podkladech nebo způsobu, jakým firma podobné situace řešila v minulosti.

Běžný AI asistent dokáže napsat obecný e-mail. Pro firemní komunikaci to ale nestačí. Aby byl návrh odpovědi opravdu použitelný, musí vycházet z konkrétní znalosti firmy — z jejích starších odpovědí, cenových nabídek, kalkulací a dalších ověřených podkladů.

Co jsme vytvořili

Pro Account Professional a.s. jsme vytvořili vlastního e-mailového asistenta přímo do Outlooku. Řešení je postavené na technologii RAG (Retrieval-Augmented Generation – metoda, při které AI nejdříve vyhledá relevantní informace ve firemních zdrojích a teprve potom z nich připraví odpověď).

Do Azure Blob Storage jsme připravili prostor pro ukládání firemních podkladů: starších odpovědí na e-maily, cenových nabídek, kalkulací a dalšího kontextu, který je pro tvorbu odpovědí důležitý.

Tyto dokumenty se následně zpracují a převedou do vektorové podoby pomocí Azure AI Search a Azure Vectorizers. Díky tomu asistent při psaní odpovědi nepracuje jen s obecným jazykovým modelem, ale umí si dohledat relevantní informace z firemní znalostní databáze.

Jak to funguje v praxi

Uživatel zůstává přímo v Outlooku. Když chce odpovědět na e-mail, jedním kliknutím otevře firemního e-mailového asistenta.

Asistent automaticky vidí e-mail, na který se odpovídá. Uživatel mu může doplnit vlastní instrukce, například jaký tón má odpověď mít, co má zdůraznit nebo na co si má dát pozor.

Na základě aktuálního e-mailu a relevantních firemních podkladů asistent připraví návrh odpovědi. Uživatel ho může upravit, zkrátit, doplnit nebo jedním kliknutím vložit přímo do rozepsané odpovědi v Outlooku.

Výsledkem není obecná AI odpověď, ale návrh, který vychází z reálného know-how firmy.

Proč vlastní řešení místo běžného Copilota

Microsoft Copilot umí pomoci s obecnou produktivitou. V tomto případě ale bylo potřeba řešení, které je přizpůsobené konkrétnímu způsobu komunikace firmy a pracuje s vlastními historickými podklady.

Vlastní asistent má zásadní výhodu: odpovědi nevznikají jen podle obecného modelu, ale nad firemní znalostní databází. Díky tomu jsou relevantnější, konkrétnější a lépe odpovídají tomu, jak firma skutečně komunikuje se svými klienty.

Výsledek

návrhy odpovědí přímo v Outlooku
práce s aktuálním e-mailem bez kopírování textu
využití starších odpovědí, nabídek a kalkulací jako zdroje
rychlejší příprava klientské komunikace
konzistentnější styl odpovědí napříč firmou
možnost doplnit vlastní instrukce před generováním
vložení návrhu do odpovědi jedním kliknutím

Použité nástroje: Azure Blob Storage, Azure AI Search, Azure Vectorizers, Outlook add-in, backend API, HTML frontend, RAG architektura

Perex

Každý měsíc stejné kroky: stáhnout dokumenty z účetního programu, pojmenovat je, uložit, odeslat klientům, odeslat institucím. Účetní tyto kroky prováděly ručně — přesně to jsme automatizovali. Účetní zůstala u odborné kontroly, rutinu převzal systém.

„Automatizace mezd ušetří každé účetní 3 hodiny práce měsíčně. Znásobeno dvaceti zaměstnanci — to je viditelná pomoc." — Account Professional a.s.

Výchozí stav

Account Professional a.s. jako účetní firma každý měsíc zpracovává mzdy pro své klienty. Samotné mzdové účetnictví vyžaduje odbornou práci účetních, ale po dokončení výpočtů se každý měsíc opakovala série rutinních kroků.

Účetní musely v účetním programu Premier dohledat správnou firmu a období, stáhnout výplatní pásky, hlášení pro zdravotní pojišťovny, hlášení pro sociální správu a další související dokumenty. Následně se dokumenty ukládaly, posílaly klientům e-mailem, odesílaly datovou zprávou příslušným institucím a zakládaly do interních systémů.

Proces byl sice jasně daný, ale časově náročný a opakoval se každý měsíc znovu. Přesně takový typ práce je vhodný pro automatizaci: účetní má kontrolovat správnost, ne ručně klikat stále stejné kroky.

Co jsme vytvořili

Navrhli jsme automatizaci, která propojuje Microsoft Power Platform, účetní program Premier a firemní dokumentové úložiště.

Základem řešení je databáze v Microsoft Dataverse. Nad ní je vytvořená model-driven aplikace dostupná přímo v Microsoft Teams. Účetní tak nemusí spouštět samostatný nástroj — celý proces zahajuje z prostředí, ve kterém už běžně pracuje.

V aplikaci účetní vybere firmu, období a další potřebné údaje. Po potvrzení se vytvoří nový záznam v Dataverse, který automaticky spustí navazující proces.

Jak automatizace funguje

Po vytvoření záznamu si požadavku všimne Power Automate Cloud. Ten předá potřebné proměnné do Power Automate Desktop.

Power Automate Desktop zde funguje jako RPA řešení (softwarový robot, který ovládá aplikaci podobně jako člověk). Robot otevře účetní program Premier, zadá vybranou firmu a období a stáhne požadované dokumenty:

výplatní pásky
XML soubory
hlášení pro zdravotní pojišťovny
hlášení pro sociální správu
další související PDF dokumenty

Dokumenty se nejprve uloží do lokálního adresáře. Pomocí on-premises Data Gateway se následně bezpečně předají zpět do cloudového Power Automate procesu.

Kontrola před odesláním

Automatizace není navržená tak, aby účetní z procesu vyřadila. Naopak — účetní zůstává v kontrolním bodě tam, kde její odbornost dává největší smysl.

Po stažení dokumentů má účetní možnost vše zkontrolovat. Teprve po potvrzení automatizace pokračuje dál: dokumenty se uloží na SharePoint, odešlou klientovi e-mailem, odešlou datovou zprávou na příslušné instituce a označí v aplikaci jako hotové.

Účetní tak vidí stav procesu přímo v aplikaci a nemusí ručně kontrolovat, co už se provedlo a co ještě čeká.

Výsledek

méně ruční práce při měsíčním zpracování mezd
nižší riziko zapomenutého kroku
jednotný postup pro všechny klienty
kontrola dokumentů před odesláním zůstává na účetní
automatické ukládání výstupů na SharePoint
automatické odesílání klientům a institucím
přehled o stavu procesu přímo v Microsoft Teams

Použité nástroje: Microsoft Dataverse, model-driven app, Microsoft Teams, Power Automate Cloud, Power Automate Desktop, on-premises Data Gateway, SharePoint, Premier

Převod polských účetních Excelů do formátu pro Premier

Perex

Polští klienti posílali faktury v Excelu. Formát nesedel na účetní program Premier — účetní musela pokaždé ručně přehazovat sloupce. Vytvořili jsme jednoduchý nástroj: soubor přetáhneš na ikonu na ploše, na ploše vznikne správně naformátovaný Excel. Hotovo.

Výchozí stav

Účetní v Account Professional a.s. pravidelně dostávají od polských klientů excelové tabulky s účetními daty, například s vystavenými fakturami. Tyto soubory jsou exportované z polských účetních nebo fakturačních systémů.

Problém nebyl v samotných datech, ale v jejich struktuře. Sloupce, pořadí údajů a formát tabulky neodpovídaly tomu, co potřebuje účetní program Premier pro import.

Výsledek byl vždy podobný: účetní musela vzít přijatý Excel, ručně ho upravit, přeházet sloupce a připravit ho do správného formátu. Nešlo o složitou odbornou práci, ale o opakující se mechanický úkon, který zabíral čas a vytvářel prostor pro chyby.

Co jsme vytvořili

V Microsoft Excelu jsme pomocí Power Query připravili transformační skript, který původní tabulku automaticky převede do struktury potřebné pro import do Premieru.

Aby účetní nemusela pracovat přímo s Power Query, celé řešení jsme zabalili do jednoduché BAT aplikace dostupné z plochy počítače.

Jak to funguje v praxi

Když účetní dostane Excel od klienta, nemusí ho ručně upravovat:

Přijde Excel od klienta
Účetní ho přetáhne na aplikaci na ploše
Na ploše vznikne opravený soubor
Soubor je připravený pro import do Premieru

Proč to dává smysl

Ne každá automatizace musí být velký systém. Někdy má největší hodnotu jednoduché řešení, které odstraní opakující se ruční práci přímo tam, kde vzniká.

V tomto případě se každý měsíc opakovala stejná úprava dat. Proto nedávalo smysl, aby ji účetní prováděla ručně. Stačilo vytvořit malý nástroj, který přesně tento krok převezme.

Výsledek

odstranění ručního přehazování sloupců
nižší riziko chyby při úpravě dat
rychlejší příprava souborů pro import
velmi jednoduché použití — žádný technický nástroj se neotevírá
výstupní Excel rovnou připravený pro Premier

Použité nástroje: Microsoft Excel, Power Query, BAT aplikace, Premier

Jednorázová kontrola rizikového předmětu podnikání u 500+ firem

Perex

Jeden klient měl v obchodním rejstříku příliš obecný předmět podnikání — potenciálně problematický z pohledu judikatury. Okamžitá otázka: kolik dalších klientů má stejný problém? Ruční kontrola 500+ firem by trvala dny. Automatizace to zvládla za hodiny.

Výchozí stav

Account Professional a.s. účtuje pro více než 500 firem. U jedné z nich se objevil problém s příliš obecným předmětem podnikání zapsaným v obchodním rejstříku.

Šlo o formulaci „výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona". Podle judikatury Nejvyššího soudu může být takto obecné vymezení považováno za neurčité, protože z něj není jasné, co je skutečným předmětem podnikání společnosti.

Ruční kontrola by znamenala projít stovky společností jednu po druhé, dohledat je v obchodním rejstříku, otevřít výpisy, najít předmět podnikání a vyhodnotit, zda je zápis rizikový. U více než 500 firem by šlo o zdlouhavou a neefektivní práci.

Co jsme vytvořili

Python skript podle IČO dohledal jednotlivé firmy na portálu justice.cz a stáhl jejich aktuální výpisy ve formátu PDF.

Následně jsme pomocí AI asistovaného zpracování vytěžili z PDF výpisů předměty podnikání a převedli je do přehledné tabulky v Excelu. Každá firma tak měla vlastní řádek a u ní vytažený relevantní text z obchodního rejstříku.

Jak probíhala kontrola

Po vytvoření Excelu už nebylo nutné otevírat stovky PDF ručně. Data byla na jednom místě a šla systematicky filtrovat.

Za pomoci AI jsme identifikovali firmy, u kterých byl předmět podnikání uveden pouze obecnou formulací bez další konkretizace. Tím vznikl konkrétní seznam klientů, kterým Account Professional a.s. mohl poslat upozornění.

Důležité je, že AI zde nerozhodovala právní otázku. Sloužila k vytěžení a třídění textu. Finální vyhodnocení a komunikace s klienty zůstaly na odborném posouzení.

Výsledek

kontrola více než 500 firem bez ručního otevírání každého výpisu
automatické stažení PDF výpisů z justice.cz
vytěžení předmětu podnikání do Excelu
rychlé vyhledání rizikové formulace
konkrétní seznam klientů pro následné upozornění
nižší riziko, že se některý klient přehlédne

Použité nástroje: Python, justice.cz, PDF výpisy z obchodního rejstříku, Excel, AI asistované zpracování textu

Případová studie 3

Autoskla Trade: od e-mailů v jednom počítači k CRM a automatickému nacenění autoskla

Perex

Poptávky přicházely e-mailem do jednoho počítače. Majitel si je přeposílal na soukromý Gmail, aby je vůbec mohl číst z mobilu. Nacenění jednoho skla trvalo 15–30 minut ručního dohledávání — a každá minuta navíc snižovala šanci zakázku získat. Dnes má firma CRM, jednotné e-maily a automatizaci, která cenu autoskla dohledá sama.

Výchozí stav

Autoskla Trade je firma specializovaná na výměny a opravy autoskel. Před začátkem spolupráce fungovala technologicky velmi zastarale — nešlo jen o jeden chybějící nástroj, ale o celkový způsob práce, který firmu zbytečně brzdil v každodenním provozu.

E-maily byly nastavené přes POP3. To znamenalo, že se zprávy stahovaly lokálně do jednoho počítače. Majitel firmy proto používal nouzové řešení: zprávy z firemní adresy si nechával přeposílat na Gmail, aby je mohl číst z mobilu. Když ale klientovi odpovídal, odpověď odcházela z jiné e-mailové adresy.

Firma neměla CRM. Poptávky, poznámky a úkoly se řešily ručně, často na papíře. Stav poptávky se poznával podle toho, jestli byl e-mail v Outlooku přečtený nebo nepřečtený. To vytvářelo zmatek: pokud majitel e-mail otevřel, spolupracovnice mohla získat dojem, že je poptávka vyřešená, i když klientovi ještě nikdo nezavolal.

První krok: Microsoft 365 a sjednocené e-maily

Firemní e-mailové schránky jsme převedli na Microsoft Exchange v rámci Microsoft 365.

Díky tomu už e-maily nejsou vázané na jeden konkrétní počítač. Majitel i zaměstnanci mají přístup ke své poště z počítače, telefonu i webového prohlížeče. Všichni pracují s aktuální schránkou a není potřeba řešit přeposílání na soukromý Gmail nebo odpovídání z jiné adresy.

Druhý krok: CRM v Microsoft Dataverse

Dalším krokem bylo vytvoření CRM postaveného na Microsoft Dataverse a model-driven aplikaci.

Autoskla Trade dostává poptávky přes formulář na webu. Nastavili jsme Power Automate, který tyto údaje z příchozího e-mailu automaticky zpracuje a založí novou poptávku v CRM.

Místo ručního přepisování nebo organizace přes přečtené a nepřečtené e-maily má firma přehledný seznam všech poptávek. U každé zakázky lze sledovat stav:

nová poptávka
kontaktováno
odeslaná cenová nabídka
domluvený termín
hotová zakázka

CRM tak vytvořilo jeden společný prostor, kde je jasně vidět, co je potřeba řešit, kdo to má na starosti a v jakém stavu se poptávka nachází.

Třetí krok: automatické dohledání cen autoskla

Největší obchodní přínos vznikl u nacenění autoskla.

Majitel firmy věděl z praxe, že pokud klientovi zavolá do 30 minut od odeslání poptávky, výrazně roste šance, že si zákazník nechá autosklo vyměnit právě u nich. Problém byl v tom, že aby mohl klientovi zavolat s konkrétní cenou, musel nejdřív ručně dohledat cenu skla.

Původní proces byl zdlouhavý: vzít VIN z poptávky, zadat ho do specializovaného systému, získat eurokód autoskla, tento kód ručně vyhledat u několika dodavatelů, porovnat ceny — a teprve potom zavolat klientovi. Jeden takový proces mohl trvat 15 až 30 minut pro jedno autosklo.

Automatizační agent nad dodavatelskými portály

Vytvořili jsme automatizačního agenta, který tento proces výrazně zrychlil.

Agent vezme VIN z CRM, dohledá potřebný eurokód autoskla a ověří ceny u více dodavatelů. Výsledky se vrátí zpět do CRM, kde majitel vidí dostupné ceny na jednom místě — přímo u konkrétního záznamu.

Obchodník tak může rychleji zavolat klientovi, nabídnout konkrétní cenu a zvýšit šanci, že zakázku získá.

Výsledek

firemní e-maily dostupné z počítače, telefonu i webu
odstranění přeposílání na soukromé e-mailové schránky
přehledné CRM pro všechny poptávky a zakázky
automatické zakládání poptávek z webového formuláře
jasný stav každé zakázky a přiřazené úkoly
automatické dohledání eurokódu a cen u dodavatelů
rychlejší reakce na nové poptávky
úspora několika hodin ruční práce denně

Použité nástroje: Microsoft 365, Microsoft Exchange, Microsoft Dataverse, model-driven app, Power Automate, CRM, automatizační agent, dodavatelské portály

Největší hodnota nevznikla v samotné technologii, ale v tom, že se zrychlil obchodní proces, který má přímý dopad na tržby.

Zjistěte, co vaši firmu zbytečně zpomaluje.

Na úvodní konzultaci projdeme vaše fungování a navrhneme, kde má smysl začít.

Nezávazná konzultace