Reálné projekty

Případové studie

Pro přehlednost přikládáme případové studie všech klientů na písmeno A.

Písmeno A

Přehled klientů a projektů začínajících na stejné písmeno abecedy.

Případová studie 1

Digitalizace advokátní kanceláře: z e-mailů a vzdálené plochy do přehledného Microsoft 365

Advokátní kancelář pracovala přes vzdálenou plochu, WhatsApp a přeposílané e-maily. Dokumenty byly fyzicky vázané na jeden počítač v kanceláři. Dnes má každý klient vlastní pracovní prostor v Microsoft 365 a advokátka se dostane ke všemu odkudkoliv.

„Již přesně vidím, které úkoly jsem zadala sekretářce, a které ona následně splnila. Také můžu pracovat odkudkoliv, a to nejdůležitější je přístup z telefonu." — Mgr. Romana Mrózková

Výchozí stav

Soubory uložené lokálně, přístup přes vzdálenou plochu, komunikace rozdělená mezi e-mail a WhatsApp. Nebylo jasné, co je hotové, co se řeší a kde je poslední verze dokumentu. Dokumenty se skenovaly, posílaly e-mailem a ručně zakládaly — zbytečně mnoho kroků.

Co jsme změnili

Kancelář jsme převedli do Microsoft 365 s jedním klíčovým principem: každý klient má vlastní pracovní prostor v Microsoft Teams a SharePointu. Požadavky na sekretářku se zadávají přímo v Teams u dané věci — obě strany mají zpětně dohledatelné, co bylo zadáno a kdy. Dokumenty lze naskenovat rovnou do správné klientské složky přes OneDrive. Externí právničku stačí přidat jedním kliknutím — okamžitě vidí vše, co vidět má. Součástí spolupráce bylo i praktické ukázání AI nástrojů (NotebookLM, Gemini Deep Research) pro rychlejší práci s rozsudky a právními podklady.

Výsledek

dokumenty dostupné bezpečně odkudkoliv
každý klient má vlastní prostor v Teams a SharePointu
komunikace a úkoly vedené přímo u konkrétní věci
skeny dokumentů se ukládají rovnou do správné složky
méně přeposílání, méně hledání, méně ruční administrativy

Použité nástroje: Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, NotebookLM, Gemini Deep Research

Případová studie 2

Account Professional a.s. — dlouhodobá spolupráce

Account Professional a.s. je účetní firma zpracovávající mzdy, faktury a účetnictví pro více než 500 firem. V rámci dlouhodobé spolupráce jsme pro ni vytvořili několik řešení — od jednoduchých desktopových nástrojů přes RPA automatizace až po vlastního AI asistenta v Outlooku. Každý projekt níže řeší jiný konkrétní problém z každodenní praxe.

E-mailový asistent v Outlooku nad vlastní znalostní databází

Obecný AI nástroj nestačí — firemní e-mail musí vycházet z konkrétních nabídek, kalkulací a způsobu komunikace dané firmy. Pro Account Professional jsme proto vytvořili vlastního asistenta přímo v Outlooku, který čerpá z firemní znalostní databáze, ne z internetu.

„E-mailový asistent funguje lépe než Copilot od Microsoftu." — Account Professional a.s.

Výchozí stav: Část e-mailových odpovědí se opakuje, ale nikdy není úplně stejná — závisí na kontextu klienta, předchozích nabídkách a interních podkladech. Běžný AI asistent napíše obecný e-mail; pro firemní komunikaci to nestačí.

Co jsme vytvořili: Vlastního e-mailového asistenta v Outlooku postaveného na technologii RAG — AI nejdříve vyhledá relevantní informace z firemní znalostní databáze (starší odpovědi, cenové nabídky, kalkulace uložené v Azure Blob Storage) a teprve potom připraví návrh. Uživatel zůstává v Outlooku, může doplnit vlastní instrukce a návrh vložit do odpovědi jedním kliknutím.

Výsledek: Rychlejší příprava klientské komunikace, konzistentnější styl odpovědí a návrhy, které vycházejí z reálného know-how firmy — ne z obecného modelu.

Použité nástroje: Azure Blob Storage, Azure AI Search, Azure Vectorizers, Outlook add-in, RAG architektura

Každý měsíc stejné kroky: stáhnout dokumenty z účetního programu, uložit, odeslat klientům, odeslat institucím. Účetní tyto kroky prováděly ručně — přesně to jsme automatizovali.

„Automatizace mezd ušetří každé účetní 3 hodiny práce měsíčně. Znásobeno dvaceti zaměstnanci — to je viditelná pomoc." — Account Professional a.s.

Výchozí stav: Po dokončení mzdových výpočtů se každý měsíc opakovala série rutinních kroků v programu Premier — stažení výplatních pásek, hlášení pro pojišťovny a sociální správu, ruční ukládání, odesílání klientům i institucím.

Co jsme vytvořili: Automatizaci postavenou na Microsoft Power Platform. Účetní vybere firmu a období v aplikaci přímo v Teams — zbytek zajistí Power Automate Cloud a Power Automate Desktop jako RPA robot, který Premier ovládá jako člověk. Účetní zůstává u kontrolního bodu: po stažení dokumentů vše zkontroluje a teprve po potvrzení automatizace pokračuje — uložení na SharePoint, odeslání klientovi, odeslání datovou zprávou institucím.

Výsledek: 3 hodiny ušetřené na účetní měsíčně, jednotný postup, nižší riziko zapomenutého kroku, přehled o stavu procesu přímo v Teams.

Použité nástroje: Microsoft Dataverse, model-driven app, Microsoft Teams, Power Automate Cloud, Power Automate Desktop, on-premises Data Gateway, SharePoint, Premier

Převod polských účetních Excelů do formátu pro Premier

Polští klienti posílali faktury v Excelu. Formát nesedel na účetní program Premier — účetní musela pokaždé ručně přehazovat sloupce. Vytvořili jsme jednoduchý nástroj: soubor přetáhneš na ikonu na ploše, na ploše vznikne správně naformátovaný Excel. Hotovo.

Výchozí stav: Sloupce, pořadí údajů a formát tabulky z polských systémů neodpovídaly struktuře pro import do Premieru. Každý měsíc stejná ruční úprava — časově náročná a náchylná k chybám.

Co jsme vytvořili: Transformační skript v Power Query zabalený do BAT aplikace na ploše. Žádný technický nástroj se neotvírá — stačí přetáhnout soubor.

Výsledek: Odstranění ručního přehazování sloupců, nižší riziko chyby, výstupní Excel rovnou připravený pro Premier.

Použité nástroje: Microsoft Excel, Power Query, BAT aplikace, Premier

Jednorázová kontrola rizikového předmětu podnikání u 500+ firem

Jeden klient měl v obchodním rejstříku příliš obecný předmět podnikání — potenciálně problematický z pohledu judikatury. Okamžitá otázka: kolik dalších klientů má stejný problém? Ruční kontrola 500+ firem by trvala dny. Automatizace to zvládla za hodiny.

Výchozí stav: Problémová formulace „výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona" může být podle judikatury Nejvyššího soudu považována za neurčitou. Projít stovky firem ručně by bylo zdlouhavé a neefektivní.

Co jsme vytvořili: Python skript stáhl výpisy z justice.cz podle IČO. AI asistované zpracování vytěžilo předměty podnikání z PDF do Excelu a identifikovalo firmy s rizikovou formulací. Finální vyhodnocení a komunikace s klienty zůstaly na odborném posouzení.

Výsledek: Kontrola 500+ firem bez ručního otevírání výpisů, konkrétní seznam klientů k upozornění, nižší riziko přehlédnutí.

Použité nástroje: Python, justice.cz, Excel, AI asistované zpracování textu

Případová studie 3

Autoskla Trade: od e-mailů v jednom počítači k CRM a automatickému nacenění autoskla

Poptávky přicházely e-mailem do jednoho počítače. Majitel si je přeposílal na soukromý Gmail, aby je vůbec mohl číst z mobilu. Nacenění jednoho skla trvalo 15–30 minut ručního dohledávání — a každá minuta navíc snižovala šanci zakázku získat. Dnes má firma CRM, jednotné e-maily a automatizaci, která cenu autoskla dohledá sama.

Výchozí stav

E-maily přes POP3 vázané na jeden počítač, odpovědi odcházely z jiné adresy než firemní. Žádné CRM — stav poptávky se poznával podle přečtenosti e-mailu v Outlooku, což vytvářelo zmatek mezi majitelem a spolupracovnicí.

Co jsme vytvořili

Krok 1 — Microsoft 365: Firemní schránky převedeny na Exchange. Pošta dostupná z počítače, telefonu i webu, bez přeposílání na Gmail.

Krok 2 — CRM v Microsoft Dataverse: Power Automate automaticky zakládá nové poptávky z webového formuláře. Každá zakázka má jasný stav: nová poptávka → kontaktováno → nabídka → termín → hotovo.

Krok 3 — Automatické nacenění: Majitel věděl, že zavolat do 30 minut výrazně zvyšuje šanci na zakázku. Problém byl zdlouhavý ruční proces: VIN → eurokód → porovnání cen u dodavatelů → teprve pak zavolat. Vytvořili jsme agenta, který vezme VIN z CRM, dohledá eurokód a ověří ceny u více dodavatelů. Výsledky se vrátí přímo do záznamu v CRM.

Výsledek

firemní e-maily dostupné odkudkoliv, žádné přeposílání
přehledné CRM pro všechny poptávky a zakázky
automatické zakládání poptávek z webu
nacenění autoskla bez ručního dohledávání
rychlejší reakce na poptávky, vyšší šance na zakázku

Použité nástroje: Microsoft 365, Microsoft Exchange, Microsoft Dataverse, model-driven app, Power Automate, automatizační agent, dodavatelské portály

Zjistěte, co vaši firmu zbytečně zpomaluje.

Na úvodní konzultaci projdeme vaše fungování a navrhneme, kde má smysl začít.

Nezávazná konzultace